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Un vent nouveau sur vos offices

  

Après plus de sept années d’audit Qualité Tourisme auprès d’offices de tourisme de métropole et d’outre-mer, le constat est clair ! Cette démarche a permis une réelle professionnalisation de ces structures, notamment quant au management des équipes.

Cette année fut riche en audit Qualité Tourisme. Effet Loi NOTRe ? Pas seulement ! Au cours de mes dix tours de France 2016, bon nombre d’offices m’ont confié, en fin d’audit ou à table le midi, être en recherche d’outils spécifiques pour manager leurs équipes, gérer des projets ou encore maitriser leur communication interne/externe. Cette réforme territoriale a bousculé beaucoup d’habitudes jusqu’à créer de superstructures pouvant compter jusqu’à 60 ETP répartis en plus de 10 offices. Là, on ne manage plus pareil…

Ce système de management Qualité Tourisme s’est donc refait une beauté sur cette fin d’année 2016. Il incarne fièrement ce vent de renouveau tant attendu, illustré par la simplification et la rationalisation de vos pratiques !

 

 

Et oui, management par la qualité rime avec efficience. Cela en est même la base. Pourquoi, tant d’énergie à mobiliser à ce genre de démarche si, au quotidien, les outils et pratiques n’apportent rien de plus, voire, freinent vos élans. Aucun intérêt effectivement…

Vous, offices de tourisme, vous disposez de personnels formés Animateurs Numérique du Territoire (ANT) et déployez, dès que possible, des outils et solutions digitales pour vos socioprofessionnels. Mais qu’en est-il de votre propre structure ? A quand des systèmes d’informations professionnels dématérialisés pour manager et communiquer entre vos différentes structures ? Que pensez d’une gestion documentaire interne uniformisée et gérée automatiquement, de la gestion des versions à l’archivage, en passant par la maitrise des flux d’approbation.

Ces technologies existent et les systèmes de management doivent les intégrer. Plusieurs intérêts à cela :

-          - Redynamiser votre démarche et lui donner un nouveau souffle : accepter de remettre en cause une partie de ce qui a été établi pour prendre un nouveau départ.

-          - Diminuer vos coûts inhérents au fonctionnement de vos systèmes de management actuels. Gagnez du temps et être efficace rapidement.

       - Se recentrer sur vos clients (socioprofessionnels, élus, administrateurs, visiteurs…) et leurs besoins, donc vos objectifs

 

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Quelques exemples concrets à mettre en place :

-        - Diminuer le nombre de procéduresLes procédures rassurent vis-à-vis de l’auditeur. Mais rappelez-vous que vous ne travaillez pas pour l’auditeur, qui plus est, il ne passe qu’une fois tous les 3 ans. Référez-vous au référentiel, s’il ne demande pas expressément une procédure documentée, vous pouvez en faire l’économie. Capitaliser les notions, informations et compétences clés dans votre office. Posez également les règles du jeu si une compétence n’est pas partagée pour assurer la continuité d’activité.

       - Bien penser la formationLes procédures sont écrites, le plus souvent, pour modérer un manque de compétences. Si vos plans de formations sont pensés autour d’une stratégie d’acquisition de compétences directement liée à vos besoins, vous pourrez au fur et à mesure que ces formations sont réalisées, diminuer le nombre de documents.

      - Booster votre communication interneLes tableaux Google Sheet sur un Drive sont déjà une très bonne solution pour du partage entre différents sites (documents, informations…) mais cela reste peu collaboratif. Jetez un œil du côté des réseaux sociaux d’entreprise et leur pouvoir collaboratif.

      - Elargissez votre écoute clientLes réseaux sociaux et sites d’avis sont incontournables dans la vie d’un office de tourisme en 2017 et depuis quelques temps d’ailleurs ! Capitalisez les informations qui y circulent. Après une simple analyse, vous verrez que c’est une mine d’or. Certains outils comme « Flow » d’office 365 vous permettent de capitaliser en automatique les commentaires d’un mur Facebook pour les collecter dans une page Excel ou Google Sheet par exemple.

      - Ne parlez plus de manuel qualitéPas sûr qu’il serve à grand-chose dans votre tiroir. Voyez en lui un outil de communication simple et graphique. Il décrira à minima votre organisation et mettra en lumières vos atouts, forces et services. Il ne s’appellera plus « manuel qualité » et sera utile à vos partenaires, élus, nouveaux entrants… Un vrai outil, quoi !

 

L’arrivée de la version 7 du référentiel Qualité Tourisme sonne résolument un tournant dans votre approche de la démarche qualité. Notre cabinet est aujourd’hui équipé pour vous proposer des solutions professionnelles alliant simplicité et efficacité, qu’elles soient d’ordres managériales ou digitale au service de votre management quotidien.

 

N’oubliez pas, simplifier c’est améliorer !